Rizika open space a jak se jim vyhnout

Kanceláře typu open space představují skvělý způsob, jak propojit zaměstnance, zvýšit jejich produktivitu, a ještě ušetřit na nájemném. Tato myšlenka se rozšířila mezi americkými podnikateli už ve 20. století. Zvlášť v druhé polovině se toto uspořádání interiéru stalo velkým hitem a od devadesátých let jej nadšeně začali přebírat i čeští podnikatelé. Jenže zatímco Česko objevovalo nový trend, v zahraničí už vycházely studie, které v úvodu zmiňované benefity přinejmenším relativizovaly.

Pokud plánujete nové kanceláře a open space vás láká, je dobré vědět, že tento typ má své výhody i nevýhody. Není pro každého. Existují pozice, kterým vyhovuje víc, a pozice, kterým sedí o poznání méně. Například účetní nebo právníci. Zaměstnanci, kteří tráví dlouhé hodiny čtením a psaním a potřebují se koncentrovat. Stručně řečeno, aby byl open space funkční a lidé se v něm cítili dobře, musí ho mít firmy vytvořený na míru.

Plusy a mínusy otevřeného prostoru

Otevřený prostor přináší řadu příležitostí. Větší dostupnost zaměstnanců, lepší kooperaci a otvírá dveře vzájemné pomoci. K řešení problému může být přizván i někdo, kdo by za normálních okolností u projektu nebyl. Přináší tak další, nezaujatý pohled na věc. Model také beze sporu funguje jako jistá forma dohledu. Navíc, pokud vás navštíví zákazník, okamžitě může zjistit, jak firma funguje, a nasát její energii.

Jenže právě tady leží i nevýhody. Zatímco vzájemný dohled je pro zaměstnavatele příjemným bonusem, na pracovní morálku zaměstnance může mít opačný vliv. Otevřený prostor, ve kterém je příliš mnoho uší a očí, je v protikladu se základní lidskou potřebou po soukromí. Ať už vizuálním nebo zvukovém. V praxi to dopadá tak, že zaměstnanci hledají jiné způsoby, jak si ho zařídit. Záměrně nosí velká sluchátka, aby ostatním demonstrovali, že je nemají rušit. Nebo předstírají, že se neslyší. A tak rozhodně lepší kooperace a sdílení informací nevypadá.

Dejte zaměstnancům možnost se „zašít“. Interiéry PKV, Brno

Ruku v ruce jde tato situace s tím, že se někteří lidé odmítají vyjadřovat nahlas, aby je ostatní neslyšeli a nesoudili. Jiní naopak nemluví ze strachu, že své kolegy budou rušit. Příliš velká blízkost zkrátka může být problém, jak poukazuje harvardská studie z roku 2018. Výzkumníci se tehdy zaměřili na interakce mezi lidmi ve dvou firmách, které přecházely z kójí na open space. Studie ukázala, že interakce face to face klesly o 72 %. Zároveň drasticky stouplo užívání elektronické komunikace. Lidé si psali častěji a vyměňovali si více slov, protože odmítali mluvit nahlas.

Univerzální koncept neexistuje

Pokud je kancelář špatně nadesignovaná, neumožňuje zaměstnancům uchýlit se do soukromí, může pro ně být velmi stresující. Spokojenost s pracovištěm a pracovní morálka upadají, pokud firmy nezohledňují různé příležitosti a potřeby, které mohou vyvstat během dne.

Vizuální bariéry mají pro lidskou psychiku význam. Interiéry PKV, Brno

Zásadní je, aby lidé věděli, kam se mohou „zašít“, když se potřebují soustředit. Kde můžou uspořádat meeting, aniž by rušili. Je třeba navrhnout rozdílné prostory pro rozdílné druhy práce. Důležité je také nepodcenit akustiku a investovat do kvalitního vybavení, které pomůže eliminovat hluk. Není nic horšího, než když se zaměstnanci musejí překřikovat. Nabídněte jim také dostatek úložných prostor i pracovního místa, které si podle potřeby mohou přeuspořádat.

Část kanceláří by měla být vyčleněna pro soukromé hovory. Každý si čas od času potřebuje zavolat a neměl by mít pocit, že ho ostatní poslouchají. Tuto situaci skvěle řeší telefonní budky, které lze postavit v rámci stavby, nebo objednat už jako hotový produkt.

Telefonní budky řeší nedostatek soukromí. Interiéry PKV, Brno

Místo určené pro porady. Interiéry PKV, Brno

Někteří vědci poukazují na to, že vizuální bariéry mají pro lidskou psychiku velký význam. Pomáhají lidem dát smysl jejich prostředí – snáz si ujasní, kdo kam patří, kdo se dívá, lépe se orientují. Co si z toho odnést? Každý prostor potřebuje řád.

Nejlepší kanceláře jsou ty, které vytvářejí podmínky pro všechny zaměstnance ve vaší firmě. Jeden univerzální postup neexistuje. Chcete se dozvědět víc? Kontaktujte nás a my vám navrhneme kanceláře na míru.